Nutzungskostenmanagement

Kumulierter Mittelabfluss in T EUR

35,0 70,5 116,0 173,0 258,0 343,0 398,0 438,0

423,0

Mittelabflussplanung
Abb. 3.11. Projektkostenschätzung und Mittelabflussplanung

Des Weiteren wird mit der Projektplanung der Projektterminrahmen (vgl. Abb. 3.12) erstellt. Er enthält zunächst die Teilschritte, die Arbeitsaufträge sowie Meilensteine. Die in der Fachexpertise dargelegten Teilleistungen sind auf Grundlage der offensichtlichen Potenziale ausgewählt worden. Sie haben jedoch zunächst keinen Anspruch auf Vollständigkeit und können das Gesamtprojekt noch deutlich beeinflussen.

Einzelne Leistungen, wie z.B. die Fachexpertise zur Reorganisation des Liegenschaftsmanagements, das Flächenmanagement oder die Einführung eines Computerunterstützten Facility Managements sind nahezu obligatorisch in die Projektplanung einzubeziehen. Sie sind Kernelemente eines optimierten Real Estate und Facility Managements und bilden einen wesentlichen Beitrag zur Erfüllung der in der Einleitung aufgeführten Kriterien Bestandsdaten, Organisation, Kommunikation und CAFM.

Auf der Basis der in der Grundlagenanalyse ermittelten Ausgangssituation lässt sich als Ergebnis ein Untersuchungsbericht (Grundlagenkonzept) vorlegen, der eine möglichst sofort und ohne weitere Erhebungen oder Nachuntersuchungen umsetzbare Projektentscheidung ermöglicht, die Art, Umfang sowie Termine und Kosten für die Fortführung der Real Estate und Facility Management Einführung bzw. Modifikation enthält.

Teilschritt

Gesamtprojektdauer

Grundlagenermittlung

Aufgabenanalyse Organisationsanalyse IT- und Bestandsanalyse Kostenanalyse Terminanalyse

Detailanalyse

Prozess analyse

Leistungspriorisierung

IT- und Bestandsdatenanalys

Kostencontrolling

Termincontrolling

Fachexpertise

Reorganisation

Computerunterstütztes FM

Flächenmanagement

Instandhaltungsmanagemen"

Controlling

Umsetzungsplan

Abb. 3.12. Proiektterminrahmen

Zum Leistungsumfang und als formales Ergebnis der Grundlagenermittlung werden die Untersuchungen wie folgt beschrieben zusammengefasst. Die Zwischenschritte des Projektes werden in Arbeitspapieren (Protokolle, Statusberichte) dokumentiert und dem Auftraggeber vorgelegt. Die Arbeitspapiere und die sonstigen Untersuchungsergebnisse werden zu einer entsprechenden Präsentation zusammengefasst. Die Ergebnisse mit Berücksichtigung der Rückkopplungen werden zu einem Grundlagenkonzept zusammengefasst, das in mehreren Exemplaren dem Auftraggeber (auf Wunsch als Datei) ausgehändigt wird.

Nach Vorlage des Grundlagenkonzeptes sind die Diskussionspunkte einer eingehenden Erörterung mit der Aufbaugruppe zu unterziehen. Nach Abschluss der Stellungnahmen ist das endgültige Grundlagenkonzept zu erstellen, das in mehrfacher Ausfertigung vorgelegt wird. Hiervon wird eine Version in Datei-Form zur Verfügung gestellt. Ziel der detaillierten Darstellung ist die Nachvollziehbarkeit der Vorschläge für fachkundige Dritte.

Die einzelnen Maßnahmen werden in einem Zeit- und Ablaufplan dargestellt, der im Projektverlauf auch als Umsetzungsplan für die folgenden Teilschritte dient. Die Maßnahmen werden nach Dringlichkeit und Wichtigkeit eingestuft, die für die Umsetzung beteiligten Organisationseinheiten benannt, der Umsetzungszeitraum festgelegt. Abschließend wird das Management-Summary, in dem die Ergebnisse der Untersuchung zusammengefasst werden, erstellt.

3.2.2 Teilschritt 2 - Detailanalyse

Die Teilschritte der Detailanalyse (Abb. 3.13) unterscheiden sich im Wesentlichen durch den deutlich engeren Fokus auf die Teilsysteme des Auftraggebers. Es werden Abteilungen oder Bereiche untersucht, um die einzelnen für ein Real Estate und Facility Management notwendigen Leistungen zu erkennen und zu isolieren.

Ein Ziel der Detailanalyse ist die Priorisierung der zu erarbeitenden Teilleistungen sowie die detaillierte Erfassung/Erstellung der für die Fachexpertise benötigten Informationen. Diese umfassen z.B. die erkannten Einsparpotenziale und Verbesserungsmöglichkeiten einer bestimmten Teilleistung und bilden als Abschluss des Teilschritts 2 den Anforderungskatalog für die Fachexpertise bei einzelnen Leistungen.

Nutzungskostenmanagement

Prozessanalyse

Die Prozessanalyse (Abb. 3.14) umfasst die Betrachtung von erfolgskritischen und signifikanten Geschäftsabläufen und Arbeitsvorgängen, Geräteeinsatz, Hilfsmitteleinsatz, Vorhaltungen usw. Die Analyse hilft einerseits unproduktive und ineffiziente Arbeitsabläufe aufzudecken und evtl. Unter- bzw. Überkapazitäten abzustimmen.

Andererseits werden die Möglichkeiten der Neuregelung einer effektiveren Zusammenarbeit aufgezeigt sowie die Übertragung der Ergebnisse auf Schnittstellenbereiche geprüft. Die Untersuchung und Analyse der Abläufe geschieht abhängig vom Bedarfsfall mit folgenden Methoden:

• Erstellung von Arbeitsablaufanalysen in zentralen Arbeitsbereichen,

• Bestandsaufnahme der verwendeten Geräte, Hilfsmittel, ihres Ausnutzungsgrades und ihrer qualitativen wie quantitativen Leistungsfähigkeit und

• Arbeitsgespräche mit den Mitarbeitern.

Umsetzungsplan Vorlage
Abb. 3.14. Beispiel eines Makroprozesses In- und Außerbetriebnahme48

Bei der grundlegenden Bewertung der Arbeitsprozesse sind u.a. folgende Fragestellungen zu beantworten:

• Sind die Arbeitsmethoden der einzelnen Arbeitsgruppen klar definiert?

• Sind Verantwortlichkeiten und Kompetenzen eindeutig geregelt?

• Ist die Zusammenarbeit der einzelnen Gruppen (Schnittstellen) klar geregelt?

48 In Anlehnung an cgmunich (2005) Prozessdokumentation und Demonstrationsmedium, www.cgmunich.de, München.

• Bestehen Leerlaufzeiten, Reibungsverluste und Umwege?

• Wo und in welchem Umfang überschneiden sich Arbeitsprozesse zwischen den Organisationseinheiten?

• Welche Methoden und Planungsgrundlagen werden zur Arbeitsvorbereitung angewendet bzw. liegen vor?

Nachdem die Prozesse analysiert wurden, erfolgt eine Neugestaltung mit folgenden Zielen:

• einer ergebnisorientierten statt funktionalen Arbeitsteilung, einer kontinuierlichen Qualitätsverbesserung und ganzheitlichen Bearbeitung,

• der Reduzierung des Kontroll- und Abstimmungsaufwandes,

• Optimierung der Abläufe durch Technik-Unterstützung sowie Beschleunigung der Entscheidungsprozesse.

Leistungsauswahl

Gemäß der Beschreibung von Leistungsmerkmalen ist eine Auflistung vorzunehmen, in der die für die Fachexpertise relevanten Teilleistungen aufgezeigt werden und eine entsprechende Gewichtung vorgenommen wurde. Für die Auswahl der zu untersuchenden Teilleistungen sind die nachfolgend dargestellten Parameter zu beurteilen. Die Leistungen sind nach Abb. 3.15 zu bewerten.

Abb. 3.15. Entscheidungsmatrix zur Auswahl und Priorisierung der zu untersuchenden Teilleistungen

Der Einführungsbedarf im Sinne des Beziehungsgefüges der Teilleistung ist je nach Beziehung als unverzichtbar, hoch oder gering einzustufen und ggf. zu einem späteren Zeitpunkt erforderlich. Die Gewichtung der Leistungsauswahl erfolgt weiterhin nach den auf der Basis der Grundlagenermittlung gewonnenen Ergeb-

Entscheidungsmatrix Integration

gering hoch unverzichtbar nachrangig gering hoch unverzichtbar

Einführungsbedarf nisse und dem eingeschätzten Potenzial. Das Potenzial der Teilleistung ist eher hoch, mittel oder gering einzustufen.

Instandhaltungsmanagement
Abb. 3.16. Leistungsbeziehungen am Beispiel der Teilleistung Instandhaltungsmanagement

Teilleistungen, die in dieser Auswahl als prioritär eingestuft werden sind unbedingt in den weiteren Aufbauprozess zu integrieren und in der Folge sowohl der Detailanalyse, als auch der Fachexpertise zu unterziehen. Selektive Leistungen sind bei hohem Potenzial zunächst nur im Detail zu analysieren. Ihre Aufarbeitung kann auch zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden. Weiterhin können Leistungen selektiv sein, deren Potenzial zwar gering, aber aufgrund ihrer direkten Abhängigkeit und Beziehung zu anderen Teilleistungen mit in den Einführungsprozess aufgenommen werden müssen. Letzteres kann (Abb. 3.16) beispielsweise im Vertragsmanagement vorkommen, in welchem die Potenziale nur gering einzustufen sind, die Leistung jedoch im Zusammenhang mit einem Instandhaltungsmanagement unmittelbar mit eingeführt werden muss.

Fortschreibung der Informationstechnologie und Bestandsdaten

Das Ziel der Fortschreibung liegt nicht in der Erstellung einer umfassenden Lösung, sondern vielmehr in der Ableitung des Handlungsbedarfes. D.h. es ist zu klären, welche Rolle der Themenbereich Informationstechnologie und Bestandsdaten im gesamten Reorganisationsprozess erhält und unter welchen Rahmenbedingungen die in Teilschritt 3 folgenden Fachexpertise abzuleiten ist. Die betroffenen Teilleistungen sind insbesondere das Computerunterstützte Facility Management, Zeichnungsmanagement/CAD sowie Flächenmanagement.

Die Rahmenbedingungen können als Entwurf einer ersten Systemvision unter Berücksichtigung des Gesamtmodells und der vorhandenen Basistechnologien ab gebildet werden. Die in Abb. 3.17 schematisiert dargestellte Systemlandschaft zeigt die einzelnen zu integrierenden Fachkomponenten sowie eine mögliche Verbindung. Diese werden im Beispiel durch ein computerunterstütztes Facility Management (CAFM) und eine kaufmännische Software zusammengeführt.49 Sie ist ein erstes Ergebnis, das auf Grundlage der in der Grundlagenermittlung aufgezeigten Schwächen entstanden ist.

Portfoliomanagement

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