Nutzerbedarfsprogramm

Das Nutzerbedarfsprogramm (NBP) bildet nach DIN 1820599 den Übergang von der Projektentwicklung zum Projektmanagement, der Planung und Ausführung. Die Zielsetzung und Aufgabe des Nutzerbedarfsprogramms ist es, den (voraussichtlichen) Nutzerwillen in eindeutiger und erschöpfender Weise zu definieren und zu beschreiben. Mit dem NBP wird die „Messlatte der Projektziele" geschaffen, die projektbegleitend über alle Projektstufen hinweg verbindliche Auskunft darüber gibt, ob und inwieweit mit den Planungs- und Ausführungsergebnissen die Projekt- sowie Nutzerziele erfüllt werden.

Dies schließt die Bedarfsanforderungen im Hinblick auf Funktionen, Flächen und Raumbedarf, Ausstattungsprogramm sowie Kosten- und Terminrahmen ein. Mit der Verabschiedung des Nutzerbedarfsprogramms werden Grundsatzentscheidungen getroffen und damit neben den Investitionskosten, die Bewirtschaftungskosten der Immobilie, als auch die gleichermaßen bedeutsame Funktionalität im Sinne der Wertschöpfung als z.B. attraktiver, funktionaler Arbeitsplatz eines Verwaltungsgebäudes ausschlaggebend bestimmt. Daraus sind folgende Schlussfolgerungen zu ziehen:

99 DIN 18205 (1987) Bedarfsplanung im Bauwesen. Deutsches Institut für Normung e.V., Beuth-Verlag, Berlin

1. Eine fehlerhafte Projektentwicklung und darauf aufbauende Planung des Gebäudes ist im Hinblick auf Funktionalität und Wirtschaftlichkeit meist irreparabel. Dies ändert sich auch nicht durch ein noch so optimales Gebäudemanagement.

2. Die zutreffende Abschätzung des Flächen- und Raumprogramms beinhaltet das größte Potenzial zur Beeinflussung der Investitions- und Folgekosten. Dies muss jedoch in verantwortungsvoller Vorausschau der übergeordneten Unternehmensentwicklung, der Mitarbeiterentwicklung und weiterer absehbarer Organisations- und Unternehmensstrukturveränderungen durchgeführt werden.

3. Die erfolgreiche Durchführung dieser Aufgabe bedarf der rechtzeitigen und systematischen Einbindung des Nutzers. Dies betrifft insbesondere die objektiv richtige Erfassung des Nutzerbedarfes und die unternehmensspezifisch unterschiedlichen Bewertungskriterien in Abstimmung der Interessenlagen zwischen Unternehmensleitung und Belegschaft (Nutzer).

Die Basis jeglicher Planung bildet eine gezielte Bedarfsermittlung. Nur wenn die Anforderungen, die ein Unternehmen an die Räumlichkeiten stellt, zuvor klar definiert worden sind, kann eine Immobilie geschaffen werden, die unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit den betrieblichen Leistungserstellungsprozess nachhaltig unterstützt und gewährleistet. Dabei gestalten sich die Anforderungen an Immobilien je nach Unternehmung sehr unterschiedlich. Es muss daher die Aufbauorganisation, also Mitarbeiterzahl und Struktur, Arbeitsplatztypen und Kommunikationsströme ebenso analysiert werden wie die Gestaltung der Arbeitsprozesse bzgl. Raum, Zeit, Betriebsmittel und Mitarbeiter (Ablauforganisation). Aus dieser Analyse ergibt sich das Nutzerbedarfsprogramm als nutzungsspezifische Immobilienkonzeption. Es ist damit das Ergebnis der vom künftigen Nutzer (möglichst) federführend erarbeiteten Bedarfsanforderungen im Hinblick auf Nutzung, Funktion, Flächen- und Raumbedarf, Gestaltung und Ausstattung, Budget, Nutzungskosten und Zeitrahmen.

Nutzerbedarfsprogramm
Abb. 5.23. Fachexpertise zum Nutzerbedarfsprogramm

5.4.1 Definition der Projektziele

Zwingende Voraussetzung für die Entwicklung des NBP ist die Definition der Projektziele. Diese sind abhängig von der Art des jeweiligen Investors. Öffentliche Auftraggeber haben einen durch politische Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse definierten Bedarf an öffentlichen Infrastrukturinvestitionen zu decken. Private Bauherren verfolgen nicht nur Bedarfsdeckungs-, sondern auch ideelle Ziele. Für gewerbliche Bauherren und Kapitalanlagegesellschaften stehen die Erwirtschaftung von attraktiven Renditen auf das eingesetzte Kapital und dessen nachhaltige Sicherung gegen Inflation im Vordergrund. Die einzelnen Teilziele beeinflussen sich gegenseitig und müssen vor dem Einstieg in die Planung in der Bedarfsfindungsphase konkretisiert werden. In dieser Phase werden die wesentlichen, konzeptionellen Fragen der Projektentwicklung zu entscheiden sein. Anschließend erfolgt der Umsetzungsprozess durch die zielorientierte Abwicklung der Planung.

5.4.2 Bedarfsplanung

Nach Definition der Projektziele sind die konkreten Bedarfsanforderungen des künftigen Nutzers oder aus der vorhandenen Nutzungskonzeption zu entwickeln.

In jedem Fall geht es darum, einen unbefriedigenden Ist-Zustand zu verbessern und einen erforderlichen oder wünschenswerten Soll-Zustand herbeizuführen. Dabei ist die künftige Entwicklung der nutzenden Organisationen zu prognostizieren, um die Bedarfsdeckungserfordernisse für die Dauer der voraussichtlichen Nutzungsphase zu erkennen. Aus der Differenz zwischen künftigen SollAnforderungen und derzeitiger Ist-Situation ergibt sich die Bedarfsformulierung.

Die Bedarfsplanung nach DIN 18205 bildet den eigentlichen Kern des NBP. Im Rahmen der Definition der Aufgabenstellung muss geklärt werden, ob in die Bedarfsplanung eine Organisationsuntersuchung einbezogen werden soll mit der Zielsetzung, mit dem Umzug in ein neues/anderes Gebäude auch eine neue, veränderte Aufbau- und Ablauforganisation im nutzenden Unternehmen zu realisieren. Ferner ist zu entscheiden, auf welche institutionellen Bereiche des Nutzers sich die Bedarfsplanung erstrecken soll.

5.4.3 Organisations- und Strukturanalyse

Im Rahmen der Analyse der Aufbauorganisation im Unternehmen ist die Personalstruktur im Ist und im Soll für den gegenwärtigen Zeitpunkt sowie für die künftige Entwicklung zu untersuchen. Aus der Bestandsaufnahme der Nutzerstruktur erhält man einen Überblick zum Umfang der erforderlichen Arbeitsplätze, die anschließend auf den Wachstumshorizont hochgerechnet werden müssen. Ebenfalls festgelegt werden muss eine erforderliche Bewegungsreserve, damit das Gebäude zum Zeitpunkt der Fertigstellung noch ausreichend dimensioniert ist. Ein Beispiel einer Grobstrukturbetrachtung ist nachfolgend in Abb. 5.24 dargestellt.100

100 Vgl. Donhauser B (1995) Grobstrukturbetrachtung einer Aufbauorganisation. Qualitätsmanagement Handbuch CBP. Nicht veröffentlicht.

Vorsitzender des Vorstandes 4

Leitungsbereich Industrie_

Industrie 1 (Sach)

+2 -1

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